Un service de
JPS Global SAS
Sécurité Incendie
Préparation Commission de Sécurité, Responsable unique de sécurité, Mandataire sécurité, Exercices d'évacuation, Formation du personnel, Audits de sécurité
Sécurité / Sûreté
Audit de sûreté, Référentiel sécurité - sûreté, Processus de gestion de crise, Main Courante full-web
Risque attentat
Formation au risque attentat
JPS Global SAS
Sécurité Incendie
Préparation Commission de Sécurité, Responsable unique de sécurité, Mandataire sécurité, Exercices d'évacuation, Formation du personnel, Audits de sécurité
Sécurité / Sûreté
Audit de sûreté, Référentiel sécurité - sûreté, Processus de gestion de crise, Main Courante full-web
Risque attentat
Formation au risque attentat
Notre mission consiste à prendre en charge la gestion des contrôles réglementaires et d'en faire un atout valorisable :
- financièrement
- dans le cadre de votre démarche RSE
- pour vos certifications ISO
L'exposition au risque
Lorsqu'une société exploite un patrimoine immobilier, un incident sur un seul site peut engendrer une dégradation catastrophique de l'image de marque générale.
Nous voulons ici rendre attentif à « l'effet d'échelle » entre le risque sur un seul site et le risque sur un large patrimoine.
Evaluation du risque incendie sur un patrimoine constitué de 350 sites:
Partant du postulat que, sur un site, il ya une "chance" sur 1000 qu'un incendie puisse survenir dans un laps de temps de 10 ans, alors la probabilité qu'au moins un incendie survienne sur ce patrimoine dans ce même laps de temps est de 1 "chance" sur 3. (Loi de probabilité de Bernoulli)
Le risque global est beaucoup plus élevé que le risque unitaire.
Cet effet d'échelle n'est pas toujours bien pris en compte dans la gestion patrimoniale. La maîtrise du risque global sur un large patrimoine doit inciter à mettre en place des outils de surveillance et de pilotage permettant de mesurer le risque pour in-fine le maintenir à un niveau acceptable.
La maîtrise du risque
Nous pilotons en continu l'état de conformité des équipements du patrimoine immobilier. Concrètement, notre action porte sur le pilotage "unitaire" (pour chaque site), ainsi que sur la surveillance des risques au niveau global (l'ensemble des sites). Grâce à des KPI spécifiques, nous savons identifier les sites à risque, les mainteneurs à risque ou encore les types d'équipement à risque. Nous apportons en continu aux services techniques les informations-clef leur permettant de fixer les priorités d'entretien et de travaux.
- Lors d'une commission de sécurité : le SDIS (ou la préfecture) a une visibilité globale et de détail de l'état de conformité ce qui facilite grandement le bon déroulement de la visite.
- Pour les assureurs du bien immobilier : notre démarche est valorisable dans un objectif de réduction de prime d’assurance.
KPI permettant d'identifier les sites les plus exposésCertifications ISO et RSE
Dans le processus de certification ISO et OHSAS de notre client, notre démarche permet de se conformer à plusieurs exigences portant sur le management de la conformité :
- ISO 14001 Système de Management Environnemental – chapitre 9.1.2 : Évaluation de la conformité, « L’organisme doit planifier et mettre en oeuvre un processus pour évaluer la conformité avec ses obligations de conformité. »
- ISO 55001 Gestion d'actifs - Systèmes de management - Exigences
- ISO 50001 Systèmes de Management de l'Energie – chapitre 4.6.2 : « L’organisme doit évaluer sa conformité aux exigences légales et autres exigences afférentes à ses usages et à sa consommation énergétique auxquelles il souscrit »
- ISO 45001 - Systèmes de management de la santé et de la sécurité au travail - Exigences et lignes directrices pour leur utilisation.
- OHSAS 18001 Management de la Santé et la Sécurité au Travail – chapitre 4.5.2.1 : Conformément à son engagement de conformité [voir 4.2c], « l’organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour une (des) procédure(s) pour évaluer de manière périodique la conformité aux exigences légales (voir 4.3.2) en vigueur. L’organisme doit tenir à jour les enregistrements des résultats des évaluations périodiques ».
Gain de temps pour les building managers
Nous effectuons le micro-management de suivi des contrôles réglementaires, des levées des réserves et de l’entretien réglementaire. Nous effectuons les incessantes relances auprès des mainteneurs ainsi que l’archivage documentaire.
Les building-managers peuvent alors allouer plus de temps et plus de ressources à des tâches de plus haute valeur ajoutée : plus de temps pour la priorisation et le suivi des opérations CAPEX - OPEX (gain d'efficience et maîtrise du risque), plus de temps pour l'analyse des devis des mainteneurs (gain financier), plus de temps pour la satisfaction des locataires.
Spécificités de notre intervention
- KPI et Benchmarking
Nous utilisons des KPI permettant d'évaluer l'exposition au risque ce qui rend plus facile l'identification de priorités d'action. Ces KPI sont à "granulométrie variable" car ils sont applicables sur une catégorie d'équipements, sur un site, sur un ensemble de plusieurs sites, et même sur divers mainteneurs.
Il est ainsi possible d'effectuer des benchmarkings sur l'état de conformité des sites et aussi sur la performance des intervenants. - Information en temps réel
Notre extranet permet à nos clients d'avoir accès en temps réel à l'état de conformité de chaque équipement sur chaque site.
Les rapports de contrôle, rapports d'entretien et PV de levée de réserves y sont archivés de manière claire.
Divers rapports de synthèse sont éditables en ligne pour faciliter le suivi par les buildings managers. - Adaptabilité
Les portfolios de nos clients ne sont pas constants : des immeubles en sortent et des immeubles y sont intégrés.
Pour les immeubles sortant, nous pouvons conserver l'historique, le transmettre ou le détruire.
Pour les immeubles entrant, nous pouvons intégrer son historique. - Continuité
Lorsque vous changez de mainteneurs ou de bureaux de contrôle, ou encore de building manager, nous transmettons au nouvel entrant toutes les informations pour qu'il y ait continuité dans la gestion de la conformité. - Micro-management
Notre équipe de pilotes est en contact avec vos building-managers et vos mainteneurs. Ce sont nos pilotes qui alimentent notre extranet avec les rapports de contrôle, les rapports d'entretien et les PV de levée de réserves.
| PROPERTY | |
 | Nous pilotons les exigences réglementaires portant sur le bâtiment, les installations, les équipements, ainsi que les produits et matières toxiques ou dangereuses. |
| Nous supervisons l’ensemble des opérations exigées par la réglementation : contrôle, entretien, levée de réserves, exercices, tests … |
| Notre expertise couvre l’ensemble des typologies : Code du Travail, IGH, ERP, bureaux, habitat, entrepôts. |
| Notre intervention couvre toutes les obligations réglementaires du bâtiment en exploitation. (Nous n’intervenons pas pendant la phase de construction) |
| RISK | |
| Notre mission est de vous aider à maîtriser les risques induits par les obligations réglementaires et à rester en conformité. |
| Rester en conformité vous permet d’éviter un triple risque en cas d’accident : Risque pénal concernant directement le propriétaire et/ou le chef d’etablissement. Risque de dégradation de l’image de la société ou du groupe. Risque financier pouvant impacter plusieurs années de rentabilité. |
| MANAGEMENT | |
| Notre pilotage, basé sur les principes de management de projet ISO-21500, s’appuie sur nos procédures internes. Leur objectif est d’assurer une gestion complète, sans faille et homogène. |
| Notre outillage informatique permet à nos clients d’accéder en temps réel aux tableaux de bord et aux différents rapports. Tous les rapports sont éditables en PDF et/ou sous Excel. Ils peuvent ainsi être ré-utilisés dans les rapports que nos clients font à leurs clients ! |
| Nous utilisons des indicateurs-clef (KPI), qui augmentent considérablement la pertinence et la rentabilité de notre pilotage, en mesurant le niveau de risque auquel sont exposés les immeubles et en mesurant la performance des mainteneurs. |
| Gestion des contrôles réglementaires | |
| Validation du périmètre réglementaire Nous nous assurons que vous effectuiez le minimum réglementaire et vous recommandons éventuellement des contrôles complémentaires visant à optimiser votre sécurité. |
| Planification des contrôles Nous planifions les contrôles et émettons des rappels avant la date d'échéance. Aucun contrôle ne peut être oublié. |
| Collecte et diffusion des rapports Nous vous assurons que chaque mainteneur soit informé des contrôles réalisés et des réserves à lever.Nous récupérons le rapport de contrôle, l'analysons puis le diffusons aux mainteneurs concernés sous 24h. |
| Suivi des réserves Après diffusion du rapport de contrôle aux mainteneurs, nous effectuons un suivi continu des réserves à lever. |
| Gestion des réserves | |
| Analyse de chaque réserve Nous re-constituons l'historique de chaque réserve pour identifier les réserves persistantes et les réserves incohérentes. Nous pouvons évaluer leur criticité et vous alerter en cas de danger. |
| Allocation aux mainteneurs Chaque réserve à lever est allouée à un mainteneur. Pas de réserve "aux oubliettes" ! Chaque mainteneur est informé mensuellement des réserves qu'il lui reste à lever. |
| PV de levée des réserves Nous créons des PV de levée de réserves "vierges" qui sont envoyés à chaque mainteneur. Ces PV "clef-en-main" permettent aux mainteneurs de nous informer facilement et très clairement des réserves levées. |
| Collecte des PV de levée des réserves Nous relançons continuellement chaque mainteneur pour obtenir des PV de levée des réserves. Nous vérifions ces PV pour vous assurer qu'ils fassent foi juridiquement. Ces PV sont archivés en data-room. |
| Planification | |
| Planification globale et individuelle Nous planifions l’ensemble des opérations : contrôles, levées des réserves, entretien. Nous élaborons le planning général sur l’ensemble du site et un planning individuel pour chaque intervenant (exploitant, mainteneur, bureau de contrôle) |
| Suivi Nos pilotes assurent le suivi du planning en lien avec chaque intervenant, les informent des échéances à venir et les relancent systématiquement pour chaque opération échue. Les échéances des opérations sont envoyées automatiquement par email à chaque intervenant à J-30 puis à J-7. |
| PV de levée des réserves Nous créons des PV de levée de réserves "vierges" qui sont envoyés mensuellement à chaque mainteneur. |
| Archivage | |
| Tous les documents Nous archivons numériquement tous les documents dans une "data-room": rapports de contrôle, PV de levée des réserves, rapports d'entretien. |
| Data-Room La data-room est accessible en temps réel via extranet. Les documents sont classés afin que vous puissiez retrouver en 3 clics n'importe quel document, qu'il soit récent ou très ancient. |
| Cryptage Tous les documents stockés sur notre serveur sont cryptés. |
| Traçabilité | |
| Documentation Toute action doit être documentée par un document faisant juridiquement foi. Nous n'acceptons pas les fichiers de suivi Excel. |
| Historique Grâce à notre archivage systématique, vous pouvez retrouver aisément n'importe quel rapport ou PV permettant de justifier qu'une action a été réalisée, et ce, jusqu'à un historique de 10 ans ! |
| Benchmarking | |
| Key Performance Indicator [KPI] Nous établissons des KPI permettant de comparer le niveau de conformité ainsi que la performance des mainteneurs. Ces KPI ont pour objectifs : |
| Service Level Agreement [SLA] Renforcer un SLA avec vos mainteneurs. Nous fournissons automatiquement un bilan mensuel avec le détail des bonus-malus. |
| Priorisation Identifier immédiatement les secteurs prioritaires sur lesquels la mise en conformité n'atteint pas les objectifs fixés : identifier les sites prioritaires sur un grand patrimoine, identifier les équipements prioritaires, identifier les mainteneurs prioritaires. |
| Reporting | |
| Rapports par site Nous établissons tous les 1er de chaque mois un rapport sur l'état de conformité de chaque site. Le rapport est envoyé à chaque gestionnaire. Il donne une information claire et précise sur l'état des contrôles ainsi que l'état des levées des réserves par mainteneur. |
| Rapports par portefeuille Le rapport mensuel est aussi édité par portefeuille de plusieurs sites pour donner une vision globale patrimoniale. |
| One Page Summary Nos rapports mensuels tiennent sur une page ! Le but est d'être synthétique. Nos clients n'ont pas le temps de lire des rapports de plusieurs pages : ils veulent l'essentiel. |
| Veille réglementaire | |
| Nous maintenons une veille réglementaire sur l'ensemble des exigences des divers Codes, arrêtés et décrets applicables. Nous établissons des fiches memo synthétiques, pratiques, lisibles, compréhensives qui permettent à tout-à-chacun de savoir ce qu'il doit faire en fonction de la typologie de son établissement et des types d'équipements présents. | |
| Code du Travail Sauf exception explicite dans les autres codes, les exigences du Code du Travail s'appliquent à tous les types d'établissement. |
| Code de la Construction et de l'Habitation L'incontournable pour les Etablissements Recevant du Public ainsi que pour les Immeubles de Grande Hauteur. |
| Code de l'Environnement Pour les exigences portant sur les Installations Classées Pour l'Environnement (ICPE), ainsi que toutes les exigences liées aux rendements et à la pollution des équipements thermiques et frigorifiques. |
| Code de la Santé Publique Pour toutes les exigences sur la qualité de l'eau, les matériaux toxiques (amiante, plomb, légionnelle ...), les COV ... |
| Divers Arrêtés et Décrets Nous surveillons aussi l'évolution des divers textes portant sur les équipements sous pression, les équipements de protection individuelle, les appareils et accessoires de levage etc. |
| Commission de sécurité | |
| Un moment critique La commission de sécurité est un événement périodique critique sur un ERP et sur un IGH. Nous vous assistons dans la préparation de cette commission afin qu'elle se déroule au mieux. |
| Documentation Nous vous compilons tous les documents nécessaires à la commission de sécurité : rapports de contrôle, PV de levée des réserves, rapports d'entretien. |
| Commission blanche Nous pouvons organiser une "commission blanche" avec l'un de nos experts (formateur SSIAP 3) : une sorte de répétition générale pour la commission de sécurité pendant laquelle votre équipe PCS est préparée et testée. |
PROPERTY RISK MANAGEMENT
Un service de :
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40 rue Alexandre Dumas
75011 Paris
Creteil B 833 584 493
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40 rue Alexandre Dumas
75011 Paris
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